Документи, издавани при продажби

            Нормативните актове, регламентиращи регистрирането и отчитането на продажби от задължените лица са Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Наредба №Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба №Н-18/13.12.2006 г., наричана по долу за краткост Наредбата), Закона за данък върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ), Закона за счетоводството и др.

            Всяко регистрирано и нерегистрирано по ЗДДС лице е длъжно да регистрира и отчита извършените от него доставки/продажби в търговски обект чрез издаване на фискална касова бележка от фискално устройство (фискален бон) или чрез издаване на касова бележка от интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (системен бон), независимо от това дали е поискан друг данъчен документ и/или чрез издаване на данъчен документ – фактура, известие към фактура, протокол.

            Когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя, като всяка страна е длъжна да окаже необходимото съдействие на другата страна за издаването. Когато е издаден фискален или системен бон, получателят е длъжен да го получи и да го съхранява до напускането на обекта.

            Съгласно ЗДДС данъчни документи са:

1. фактурата;

2. известие към фактура;

3. протокол.

Данъчните документи могат да се издават ръчно или автоматизирано.

            Издаване на данъчни документи

            Фактури

            Всяко данъчно задължено лице – доставчик, е длъжно да издаде фактура за извършената от него доставка на стока или услуга или при получаване на авансово плащане преди това освен в случаите, когато доставката се документира с протокол по чл. 117 от ЗДДС.

            Фактурата на хартиен носител се издава най-малко в два екземпляра – за доставчика и за получателя. Фактура може да не се издава в следните случаи:

1. за доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице;

2. за доставки на финансови услуги по чл. 46 от ЗДДС;

3. за доставки на застрахователни услуги по чл. 47 от ЗДДС;

4. за продажби на самолетни билети;

5. при безвъзмездни доставки;

6. за доставки по режим за дистанционни продажби на стоки, внасяни от трети страни или територии, или режим извън Съюза;

7. за доставки, осъществени от нерегистрирани по закона физически лица, различни от еднолични търговци, когато за извършените от тях доставки са изпълнени следните условия:

а) се издава документ по реда на специален закон, или

б) се издава сметка за изплатени суми или документ по чл. 9 от ЗДДФЛ, или

в) издаването на документ не е задължително съгласно ЗДДФЛ.

            Когато издаването на фактура не е задължително, тя се издава по желание на доставчика или на получателя, като всяка страна е длъжна да окаже необходимото съдействие на другата страна за издаването.

            Фактурата задължително съдържа:

1. наименование на документа;

2. пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, базиран на една или повече серии в зависимост от отчетните нужди на данъчно задълженото лице, който идентифицира фактурата уникално;

3. дата на издаване;

4. име и адрес на доставчика;

5. идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 от ЗДДС на доставчика, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс – когато доставчикът е нерегистрирано по този закон лице;

6. име и адрес на получателя по доставката;

7. идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 от ЗДДС на получателя, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс – когато получателят е нерегистрирано по този закон лице, идентификационен номер за целите на ДДС – когато получателят е регистриран в друга държава членка, друг номер за идентификация на лицето, когато такъв се изисква съгласно законодателството на държавата, където е установен получателят;

8. количеството и вида на стоката, вида на услугата;

9. датата, на която е възникнало данъчното събитие на доставката, или датата, на която е получено плащането;

10. единичната цена без данъка и данъчната основа на доставката, както и предоставените търговски отстъпки и намаления, ако те не са включени в единичната цена;

11. ставката на ДДС, а когато ставката е нулева – основанието за прилагането и, както и основанието за неначисляване на данък;

12. размера на ДДС;

13. сумата за плащане, ако тя се различава от сумата на данъчната основа и на данъка;

14. обстоятелствата, които определят стоката като ново превозно средство – при вътреобщностна доставка на нови превозни средства.

            Поправки и добавки във фактурите не се разрешават. Погрешно съставени или поправени документи се анулират и се издават нови. Когато погрешно съставени документи или поправени документи са отразени в отчетните регистри на доставчика или получателя, за анулирането се съставя и протокол – за всяка от страните, който съдържа:

1. основанието за анулирането;

2. номера и датата на документа, който се анулира;

3. номера и датата на издадения нов документ;

4. подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните.

            Всички екземпляри на анулираните документи се съхраняват при издателя, а отчитането им от доставчика и получателя се извършва по ред, определен с Правилника за прилагане на ЗДДС.

            Известия към фактури

            При изменение на данъчната основа на доставка или при развалянето на доставка, за която е издадена фактура, доставчикът е длъжен да издаде известие към фактурата. Известието се издава задължително не по-късно от 5 дни от възникване на съответното обстоятелство, а когато се издава за доставка, за която е издадена фактура с начислен данък за получено авансово плащане, в 5-дневен срок от датата на връщането, прихващането или уреждането по друг възмезден начин на авансово преведената сума за размера на върнатата, прихваната или уредената по друг възмезден начин сума.

            При увеличение на данъчната основа се издава дебитно известие, а при намаление на данъчната основа или при разваляне на доставки – кредитно известие.

            Освен задължителните реквизити на фактурата, описани по-горе, известието към фактурата задължително съдържа и:

1. номера и датата на фактурата, към която е издадено известието;

2. основанието за издаване на известието.

            Поправки и добавки в известията към фактури не се разрешават. Погрешно съставени или поправени документи се анулират и се издават нови. Когато погрешно съставени документи или поправени документи са отразени в отчетните регистри на доставчика или получателя, за анулирането се съставя и протокол – за всяка от страните, който съдържа:

1. основанието за анулирането;

2. номера и датата на документа, който се анулира;

3. номера и датата на издадения нов документ;

4. подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните.

            Всички екземпляри на анулираните документи се съхраняват при издателя, а отчитането им от доставчика и получателя се извършва по ред, определен с Правилника за прилагане на ЗДДС.

           Протоколи

            Протокол се издава задължително в следните случаи:

1. в случаите по чл. 82, ал. 2, 3, 4, 5 и 6 и чл. 84 от ЗДДС – от регистрираното лице – получател по доставката;

2. в случаите по чл. 57 от ЗДДС – от регистрираното лице – вносител;

3. в случаите на доставки по чл. 6, ал. 3, чл. 7, ал. 4, чл. 9, ал. 3, чл. 142, ал. 1 и чл. 144, ал. 4 от ЗДДС – от регистрираното лице – доставчик;

4. в случаите по чл. 161 и 163а, ал. 2 от ЗДДС – от регистрираното лице – получател по доставката;

5. в случаите по чл. 6, ал. 4, т. 4 от ЗДДС – от регистрирано лице, предоставило безвъзмездно хранителни стоки.

            Протоколът по ал. 1 задължително съдържа:

1. номер и дата;

2. името и идентификационния номер по чл. 94, ал. 2 от ЗДДС на лицето, съставило протокола;

3. количеството и вида на стоката или вида на услугата;

4. датата на възникване на данъчното събитие по доставката;

5. данъчната основа;

6. ставката на ДДС;

7. основанието за начисляване или неначисляване на ДДС от лицето, съставило протокола;

8. размерът на данъка;

9. идентификационен номер на доставчика за целите на ДДС, под който номер е осъществена доставката, когато доставчикът е регистриран за целите на ДДС в друга държава членка, и номер и дата на фактурата – когато такава е издадена до датата на издаване на протокола;

10. идентификационен номер по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на доставчика на стоки по приложение № 2, част втора от ЗДДС, и номер и дата на фактурата.

            Протоколът се издава не по-късно от 15 дни от датата, на която данъкът е станал изискуем. В случаите на безвъзмездно предоставяне на хранителни стоки по чл. 6, ал. 4, т. 4 от ЗДДС протоколът се издава не по-късно от 5 дни от датата, на която са предоставени хранителните стоки.

            При изменение на данъчната основа на доставка или при развалянето на доставка, за която е издаден протокол, лицето издава нов протокол, който задължително съдържа:

1. номерът и датата на първоначалния протокол, издаден за доставката;

2. основанието за издаване на новия протокол;

3. увеличението/намалението на данъчната основа;

4. увеличението/намалението на данъка.

Този протокол се издава не по-късно от 15 дни от датата, на която е възникнало съответното обстоятелство.

            Поправки и добавки в протоколите не се разрешават. Погрешно съставени или поправени протоколи се анулират и се издават нови. Когато погрешно съставен протокол е отразен в отчетните регистри на получателя, за анулирането не се съставя протокол, а в погрешно съставения се посочва основанието за анулирането.

            Всички екземпляри на анулираните протоколи се съхраняват при издателя, като отчитането им се извършва по ред, определен с Правилника за прилагане на ЗДДС.

            Издаване на документи за продажба от фискално устройство

            Издаване на фискален / системен бон

            Всяко лице е длъжно да регистрира и отчита извършваните от него продажби на стоки или услуги в и от търговските обекти чрез издаване на фискална касова бележка (фискален бон) от ФУ (фискално устройство) или касова бележка (системен бон), издавана от ИАСУТД (Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност),

Кога може да не се издава фискален / системен бон? Когато плащането се извършва по някой от следните начини:

• чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод;
• чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи,
• чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги. Когато плащането се извършва чрез пощенски паричен превод, на клиента се предоставя хартиен или в електронен вид документ, съдържащ най-малко информацията по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8 .

Фискалният/системният бон се издава при извършване на плащането.

            Изключение от това задължение има при продажби на стоки или услуги чрез фискално устройство за вграждане в автомати на самообслужване (ФУВАС), като в този случай фискалният бон, регистриращ продажбата, се визуализира само на дисплей, без да се издава на хартиен носител. Фискалният бон от фискално устройство или системният бон от ИАСУТД се издават в един екземпляр за клиента. Копие на всеки отпечатан/генериран в електронен вид документ за продажба се съхранява на КЛЕН (Контролна лента на електронен носител).

Издаване на дубликат на фискален / системен бон. ФУ допускат издаването на един дубликат за всеки фискален бон, означен с надпис „ДУБЛИКАТ“, отпечатан на отделен ред с букви с двойна широчина; издаденият дублиращ бон е „СЛУЖЕБЕН БОН“. Дубликатът се издава само непосредствено след последния издаден фискален бон, който дублира.

            ИАСУТД издават един дубликат за всеки системен бон, на който ясно е отпечатано „ДУБЛИКАТ“ на отделен ред с букви с двойна широчина. Дубликатът се издава непосредствено след последния издаден системен бон, който дублира. Допуска се дубликатът да бъде издаден на по-късен етап, като в този случай задължително в него се съдържа информация за номера и датата на системния бон, за който се издава.

            Данните от всеки фискален/системен бон за продажба или сторно операция се предават автоматично от ФУ/ИАСУТД по дистанционната връзка към НАП.

Други изисквания към фискален / системен бон

            Фискален/системен бон може да бъде и фактура/кредитно/дебитно известие, ако отговаря на изискванията на Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС).

            Фискалният/системният бон трябва да е четим, да съответства на образеца съгласно приложение №1 на Наредбата и да съдържа задължителните реквизити, посочени в чл. 26 от Наредбата. Измежду задължителните реквизити на фискалния/системния бон е и двумерният (QR) код, който е с визуална идентичност и с технически характеристики съгласно приложение №18а от Наредбата. Ако в търговски обект се използва ФУ, което е свързано към Софтуер за управление на продажбите в търговските обекти (СУПТО), то в издадения фискален бон се съдържа информация и за Уникален номер на продажбата (УНП) съгласно приложение №29 към Наредбата.

            При продажба, за която е издадена фактура или дебитно известие, в която/което са посочени количеството и видът на стоките или услугите, във фискалния бон се допуска да се отпечата сумарният оборот по съответните данъчни групи и код на данъчната група, като задължително се посочи номерът и датата на фактурата или дебитното известие, по която/което се извършва плащането.   Предходното изречение не се прилага в случаите на чл. 27, ал. 3, т. 3 от Наредбата.

            При продажба по цена с отстъпка или надбавка регистрацията във ФУ/ИАСУТД се извършва по обявената цена, след което се извършва операция „процентна или стойностна отстъпка или надбавка“.

            Когато по искане на клиента търговецът издава обща фактура за извършени покупки, документирани с отделни фискални касови бележки от ФУ или касови бележки от ИАСУТД, към екземпляра на фактурата за клиента се прикрепват всички издадени бележки за получените плащания по фактурата.

            При извършване на разносна търговия фискалният бон се издава от задълженото лице и се предава на разносвача, който е длъжен да я предостави на купувача при плащането, освен когато плащането по продажбата се регистрира и отчита чрез мобилно фискално устройство на мястото на предаване на стоката или услугата.

            При продажба/зареждане на течни горива фискалният бон освен задължителните съдържа и следните допълнителни реквизити, по вид гориво:

1. размер на данъка върху добавената стойност за продаденото/зареденото гориво;
2. размер на акциза за продаденото/зареденото гориво;
3. продажна цена на горивото без акцизи без данък върху добавената стойност(нето стойност).

            При регистриране и отчитане на автомобилни превози по чл. 39 от Закона за автомобилните превози(ЗАП), издадените от ФУ или ИАСУТД билети съдържат, освен задължителните по чл. 26 от Наредбата и реквизитите по чл. 39, ал. 2 от ЗАП.

            При извършване на сделки с чуждестранна валута в наличност небанковите финансови институции и обменните бюра са длъжни да регистрират всяка сделка по групи според вида й:

1. Група „А“ – за обмяна – продажба на чуждестранна валута, при която стойността на сделката е равна на получените от обменното бюро левове;
2. Група „Б“ – за обмяна на левове за чуждестранна валута – покупка, при която стойността на сделката е равна на получените от купувача левове.

Важно: За всяка сключена сделка в обект за обмяна на валута обменните бюра издават бордеро по образец съгласно Приложение № 7 от Наредба № 4 от 8 август 2003 г. за условията и реда за вписване в регистъра и изискванията към дейността на обменните бюрав два екземпляра, по едно за всяка от страните, и фискална касова бележка или вместо тях – разширена фискална касова бележка, съдържаща всички реквизити на бордерото. Печатът на обменното бюро върху бордерото и подписът на валутния касиер не трябва да закриват стойността на сделката.

            Документи за продажба, издавани от е-магазин

            Лицата, които извършват продажби на стоки и/или услуги чрез електронен магазин, могат да регистрират и отчитат продажбите чрез издаване на фискален или системен бон, генериран в електронен вид, без да го отпечатват на хартиен носител, който са длъжни да предоставят на електронен адрес на клиента и да съхранят данни за изпращането му. Фискален или системен бон в електронен вид може да се издава само за регистриране и отчитане на продажби чрез електронен магазин.

            Фискалният/системният бон в електронен вид трябва да съответства на образеца, съгласно Приложение №1 на Наредбата, и да съдържа всички задължителни реквизити, посочени в чл. 26, като се допуска да не съдържа графично фискално лого.

            Лице, което извършва продажби на стоки/услуги чрез електронен магазин, може да регистрира и отчита тези продажби, вместо с фискален или системен бон, чрез документ за регистриране на продажбата, който не е издаден от ФУ или ИАСУТД (документ по чл.52о от Наредбата, когато е извършено неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта и при условие, че:

1. Софтуерът/софтуерите за управление на продажбите отговаря/т на изискванията по чл. 52с и
2. За продажбите, извършвани чрез електронния магазин лицето приема неприсъствени плащания, извършвани с кредитна или дебитна карта.

            Документ за регистриране на продажбата, който не е издаден от ФУ или ИАСУТД (по чл. 52о от Наредбата), следва да съдържа идентификационни данни на лицето, извършващо продажбата, номера на клиентската поръчка, наименование, количество и стойност по видове залупени стоки/услуги, единична цена, обща сума за плащане и начин на плащане, референтен номер на финансовата транзакция. Търговецът е задължен да предостави на клиента по електронен път така издаденият документ (чл. 52о, ал. 5).

            Лице, което извършва продажби на стоки/услуги, за които приема плащане чрез пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги, считано от 01.06.2021 г., следва да предоставя на клиента хартиен или в електронен вид документ, съдържащ най-малко следната информация: наименованието, идентификационния си номер и адреса си за кореспонденция;  наименованието, количеството и стойността по видове закупени стоки/услуги, общата сума на продажбата и начина на плащане.

         Касова бележка от кочан

            Продажби чрез издаване на касова бележка от кочан на стоки/услуги се допускат от Наредбата, за да се документират в следните случаи:

1. спиране на захранващото напрежение;
2. извършване на експертиза на ФУ от Българския институт по метрология (БИМ);
3. по време на ремонт на ФУ за вписаното в паспорта време;
4. при блокирало ФУ/ИАСУТД поради нарушена дистанционна връзка с НАП, за не повече от 48 часа от блокирането;
5. при блокирала Електронна система с фискална памет (ЕСФП) поради прекъсване на връзката между нивомерната система и централното регистриращо устройство, с изключение на продажбите на течни горива в данъчна група „В“;
6. при нефункциониране на ФУ поради временна неработоспособност на софтуера за управление на продажбите в търговския обект, до отстраняване на повредата; времето, през което софтуерът е неизправен, се удостоверява от лицето по чл. 3 и лицето, поддържащо софтуера;
7. бедствие по смисъла на Закона за защита при бедствия.
8. при регистрирана от съответните органи кражба на ФУ в обекта, където е извършена кражбата, за срок не по-дълъг от 7 дни.

Касовата бележка от кочан се издава в два екземпляра и съдържа посочените в чл. 26, ал. 1, т.1-9 данни и подпис на касиера. Касови бележки с повтарящи се или липсващи номера не се допускат.

Този ред за документиране не се прилага при работа с ФУВАС.

           Лица освободени от задължението да ползват фискални устройства

            Не е задължено да регистрира извършваните от него продажби в търговски обект чрез ФУ/ИАСУТД лице, което извършва следните дейности:

1. продажби във или от търговски обекти, специализирани само за вестници и списания; 
2. продажби на собствена и непреработена селскостопанска продукция от физически лица, които не са търговци по смисъла на Търговския закон, с изключение на продажбите на лицензираните стокови борси, тържища или пазари;
3. продажби на билети, карти, абонаментни карти за превоз на пътници, когато издаването им е задължително съгласно нормативен акт, талони за паркиране в зоните за платено паркиране и на билети, фишове, талони и други удостоверителни знаци за участие в хазартни игри, които съдържат трайно вписана при отпечатването номинална стойност и защитни елемента и които са ценни книжа. Изискването за трайно вписана при отпечатването номинална стойност не се отнася за бланкови билети за превоз на пътници, които се издават на химизирана хартия най-малко в два екземпляра – един за клиента и втори за търговеца;
4. продажби на самолетни билети;
5. продажбата на вещи и извършването на услуги, свързани с осъществяването на религиозна, социална, образователна и здравна дейност от Българската православна църква и други регистрирани вероизповедания по Закона за вероизповеданията;
6. дейност на наемодатели – физически лица, които не са търговци по смисъла на Търговския закон, включително отдаващите под наем складови помещения;
7. упражняване на занаят по смисъла на Закона за занаятите, с изключение на автомонтьорство и автосервизни услуги и при условие че лицата са занаятчии – пенсионери по инвалидност или за изслужено време и старост, които извършват услугите с личен труд и не са търговци по смисъла на Търговския закон;
8. дейност на лица, упражняващи свободна професия;
9. продажби във или от търговски обекти, намиращи се в населени места с брой на лицата с постоянен адрес под 300 души и разположени във високопланински и труднодостъпни места, с изключение на курортите;
10. продажби, извършвани от чуждестранни юридически и физически лица, които не са регистрирани по ЗДДС, по време на провеждане на международни мероприятия с краткотраен характер (изложения, панаири и други подобни), с изключение на мероприятия с развлекателен характер;
11. продажби във/от търговски обекти, намиращи се на места с постоянна неосигуреност на дистанционна връзка от страна на мобилен оператор поради липса на покритие.

            Не са задължени да издават фискални касови бележки от ФУ или касови бележки от ИАСУТД:

1. държавата, държавните и местните органи за всички извършвани от тях дейности в качеството им на орган на държавна или местна власт;
2. банките, когато извършват банкови или валутни сделки;
3. доставчиците на платежни услуги, финансовите къщи, когато извършват сделки с чуждестранна валута по безкасов начин и пенсионноосигурителните дружества.