Какво е фискален апарат? Кой е задължен да работи с фискален апарат?

Фискалният апарат е устройство за регистриране и отчитане на продажби на стоки или услуги чрез издаване на фискални касови бележки и за съхраняване на данни за регистрираните обороти във фискална памет.

Ако сте търговец и продавате стоки и/или услуги, то трябва да регистрирате и отчитате извършваните продажби чрез издаване на фискална касова бележка (фискален бон) от фискално устройство (наричано за по-кратко ФУ) или касова бележка (системен бон) от Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (наричана за по-кратко ИАСУТД).

Задължение на търговеца е да монтира и въведе в експлоатация, регистрирани в НАП фискални устройства от датата на започване на дейността на обекта.

Нормативните актове, регламентиращи регистрирането и отчитането на продажби от задължените лица са Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), Наредба №Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба №Н-18/13.12.2006 г., наричана по долу за краткост Наредбата) и Закона за данък върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ).

В зависимост от спецификата на извършвана дейност в обекта, за документиране на продажбите може да се използват описаните по – долу четири  типа ФУ:

1. Електронни касови апарати с фискална памет. ЕКАФП издават хартиен фискален бон, имат фискална памет (ФП), контролна лента на електронен носител (КЛЕН), клавиатура, чрез която се задават различни операции /служебно въвеждане/извеждане на суми, въвеждате на артикули, отстъпки, надавки, баркодове и др./, както и дисплей на които се визуализира информация. Има различни видове стационарни и мобилни касови апарати, множество устройства, които могат да работят в режим „фискален принтер“, такива, които са специализирани за електронна търговия и генериране на фискален бон в електронен вид, устройства позволяващи свързването им с Bluetooth и др. Съществуват и специализирани ЕКАФП за регистриране и отчитане на автобусни превози.
2. Фискални принтери. Фискалните принтери /Фпр/ издават фискален бон на хартия, нямат клавиатура, а задаването на командите от оператора за регистриране, отчитане на продажби/сторно операции, служебни операции и др. става с помощта на софтуера, към който са свързани. Фискалните принтери са особено подходящи за търговски обекти, които са по-натоварени и има необходимост от често регистриране и отчитане на приходите от продажби на стоки/услуги. ФПр се използват и при електронните системи с фискална памет. Съществуват ФПр, които са предназначени за вграждане в автомати на самообслужване с електрическо захранване (Например: ЕСФП на самообслужване, паркинг автомати, автомати за продажби на различни стоки/услуги, автомати за обмяна на валута на самообслужване и др.).
3. Електронни системи с фискална памет за отчитане на оборотите от продажби на течни горива (наричани за по-кратко ЕСФП); Към електронните системи с фискална памет функционират различни видове и типове средства за измерване на разход/обем, които са одобрени по смисъла на Закона за измерванията или са с оценено съответствие по смисъла на Закона за техническите изисквания към продуктите. Лицата, използващи ЕСФП, са длъжни да предават към НАП по установената дистанционна връзка и данни, които дават възможност за определяне на наличните количества горива в резервоарите за съхранение в обектите за търговия/зареждане на течни горива/. За тази цел, като средство за измерване от одобрен тип се използва нивомерна измервателна система за обем на течни горива с информационен изход за свързване към централно регистриращо устройство на ЕСФП и подлежи на метрологичен контрол.

Когато ЕСФП се използва и от лица, извършващи зареждания на гориво за собствени нужди (по реда на чл. 118, ал. 8 от ЗДДС), зарежданията трябва да се приключват с въвеждане на вид плащане „резерв 2“ – „вътрешно потребление“.

Съществуват няколко одобрени типа ЕСФП, работещи в режим на самообслужване (без оператор/касиер). При подаване на регистрационни данни за ЕСФП на самообслужване към сървъра на НАП, системите могат да бъдат регистрирани като такива функциониращи в:

• Обект за търговия/зареждане с течни горива изцяло на самообслужване;
• Обект за търговия/зареждане с течни горива от смесен тип – с обслужващ персонал и на самообслужване.

За обектите, в които се използват ЕСФП в режим на работа „изцяло на самообслужване“, е относимо следното: Всяко лице, което извършва продажба на стоки или услуги, използващо ЕСФП, отпечатва пълен дневен финансов отчет с нулиране и запис във фискалната памет за всеки ден, през който в ЕСФП са регистрирани продажби/сторно операции и/или зареждания на течни горива, с изключение на продажби на течни горива във/от обекти, които са изцяло на самообслужване /чл. 39, ал. 1б, от Наредба №Н-18/13.12.2006 г. /.

При продажби на течни горива във и от обекти, които са изцяло на самообслужване, дневният финансов отчет се генерира в 23:59:59 ч. за всеки календарен ден. При продажби на течни горива в и от обекти, които са изцяло на самообслужване, се допуска да не се отпечатват дневен финансов отчет и данните от нивомерната измервателна система и броячите на колонките/разходомерите/измервателните системи. /Съгласно чл. 39, ал. 3 от Наредба №Н-18/13.12.2006 г. /.

При продажби на стоки и услуги от автомати на самообслужване, включително при продажби на течни горива в и от обекти, които са изцяло на самообслужване, тъговецът не води книга за дневните финансови отчети /Съгласно чл. 39, ал. 5, изречение трето от Наредба №Н-18/13.12.2006 г.

• 4. Фискални устройства, вградени в автомати на самообслужване, (наричани за по-кратко ФУВАС). В случаите на продажби на стоки или услуги, които се предоставят от автомати на самообслужване с електрическо захранване и които се регистрират и отчитат чрез фискални устройства, вградени в автоматите на самообслужване, с изключение на услуги по обмяна на валута, фискалният бон, регистриращ продажбата, може да се визуализира само на дисплей, без да се издава хартиен документ.Търговец, който извършва продажби на стоки или услуги чрез автомат на самообслужване с електрическо захранване, с изключение на услуги по обмяна на валута, е длъжно да регистрира и отчита всяка продажба чрез фискално устройство, вградено в автомати на самообслужване (ФУВАС). Устройството не издава хартиен документ, а фискалният бон, удостоверяващ продажбата, се визуализира само на дисплей. /чл. 3, ал. 8 от Наредба №Н-18/13.12.2006 г.

За да започнете работа с фискално устройство, сте длъжни първо да сключите договор за техническо обслужване и ремонт с лице, получило разрешение от Българския институт по метрология (БИМ) и притежаващо удостоверение за сервизно обслужване. При въвеждането в експлоатация сервизната фирма ще Ви издаде свидетелство за регистрация на ФУ и ИАСУТД. След това устройството изпраща съобщение до НАП и получава отговор дали регистрацията е успешна. Фискалните устройства задължително имат техническа възможност за установяване на дистанционна връзка, чрез която да подават данни към НАП.

Задължения на търговците

Когато се използва фискално устройство за отчитане на продажбите се издава документ с наименование фискален бон, който задължително трябва да съдържа реквизитите, посочени в чл. 26 от Наредбата и да отговаря на приложения в нея образец:

Лицата, които отговарят на нормативните изисквания на Наредбата, могат да използват алтернативен начин за отчитане на продажбите на стоки и/или услуги, а именно ИАСУТД. В този случай при регистриране на продажба, се издава документ с наименование системен бон, който също трябва да съдържа посочените по-горе задължителни реквизити.

Фискален бон от ФУ и системен бон от ИАСУТД не се издават когато: плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод, извършен чрез доставчик на платежна услуга по смисъла на Закона за платежните услуги и платежните системи, както и при пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги.

Когато плащането се извършва чрез пощенски паричен превод, на клиента се предоставя хартиен или в електронен вид документ, съдържащ най-малко информацията по чл. 26, ал. 1, т. 1, 4, 7 и 8 от Наредбата.

Лицата, които извършват продажби на течни горива чрез средства за измерване на разход, трябва да регистрират и отчитат продажбите на течни горива чрез издаване на фискална касова бележка (фискален бон) от електронна система с фискална памет (ЕСФП), включително за: платените чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, наличен паричен превод или пощенски паричен превод, извършен чрез лицензиран пощенски оператор за извършване на пощенски парични преводи по смисъла на Закона за пощенските услуги. Задължението за издаване на фискален бон се отнася и за извършване на продажби от ЕСФП, работеща в режим на самообслужване.

Лицата, упражняващи свободна професия не са длъжни да издават фискална касова бележка от фискално устройство. За тях е приложима нормата на чл. 9, ал. 2 от ЗДДФЛ, съгласно която те са длъжни да издават документ за придобитите от тях доходи, съдържащ реквизитите на първичен счетоводен документ.

Важно:

• ФУ/ИАСУТД изпращат данни за документи за продажби и сторно операции на всеки 5 минути, считано от часа на регистрация на ФУ/ИАСУТД. Ако не може да се изпрати дадена бележка се прави нова сесия и се пробва да се изпратят неизпратените документи;
• При спиране на захранването, извършване на експертиза на ФУ от БИМ, ремонт на ФУ (за вписаното в паспорта време), блокирало ФУ/ИАСУТД, поради нарушена дистанционна връзка с НАП, (за не повече от 48 часа), блокирала ЕСФП, нефункциониране на ФУ поради временна неработоспособност на СУПТО и при бедствие се пишат сторно касови бележки от кочан;
• ФУ не трябва да имат възможността да издават „служебен бон“ в рамките на поръчка преди да е завършила продажбата;
• Не се допуска извършване на продажби на стоки и/или услуги чрез автомат на самообслужване с електрическо захранване при прекъсната връзка между автомата на самообслужване и ФУВАС/фискален принтер.
• Всеки фискален бон трябва да съдържа отпечатан QR код, който съдържа информация за покупката и дава възможност да се провери дали продажбата е отчетена в НАП.

Редът и начинът за издаване на документи за продажби и сторно операции в търговски обект, както и съдържанието на документите са регламентиран подробно в глава 4-та „Издаване на документ за продажба чрез ФУ и ИАСУТД“ от Наредбата. Извън случаите на продажби и сторно операции, всяка промяна на касовата наличност като начална сума, въвеждане или извеждане на пари във и извън касата, се регистрира във ФУ или ИАСУТД чрез операциите „служебно въведени“ или „служебно изведени“ суми.

Изискванията за промяна на касовата наличност не се прилагат при отчитане на продажби на стоки и услуги чрез вградени фискални устройства в автомати на самообслужване /ФУВАС/. При използване на операциите „служебно въведени“ или „служебно изведени“ от ФУ/ ИАСУТД се отпечатва бон, съдържащ съобщение „Служебен бон“.

Воденето на отчетност от задължените лица в търговските обекти, като например воденето на: книга за дневните финансови отчети; книга (регистър) за дневните продажби; специален регистър за ползваните касови бележки от кочан; предаването на данни в НАП за ползваните бележки от кочан регламентирано подробно в глава 5-та „Отчетност на оборотите от извършени продажби“ от Наредбата.

Във всеки стационарен търговски обект търговецът е длъжен да постави на видно място в близост до ФУ:

• Копие на актуално свидетелство за регистрация на ФУ;
• Съобщение, уведомяващо клиентите за тяхното задължение да съхраняват касовите бележки до напускане на търговския обект;
• Телефонен номер за контакт с офис на НАП по местонахождение на търговския обект.

Задължения на клиентите

• Клиентът е длъжен да съхранява касовата бележка до напускане на търговския обект;
• Когато търговският обект се намира в общо помещение с други търговски обекти или на територията на пазар или тържище, за напускане на търговския обект се счита напускането на общото помещение, съответно пазара или тържището.

В Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) са предвидени санкции за търговците и клиентите при неспазване на изискванията.