Започването на собствен бизнес е приключение, което пожелаваме на всички.
Има я тръпката от новото, от непознатото, от възможностите…и от многото документи.
Много хора не си дават тази сметка, мислейки си, че само забавната част ще им се падне от това да си бъдеш сам шеф. Да, хубаво е, но се изисква от Вас да имате и определени административни задължения.
От опит можем да кажем, че ако управителят на фирмата е неорганизиран, не пази или губи документи, нещата вървят трудно. И не е далече от ума защо.
Ето няколко съвета от нас за това как да направите работата с документи по-лесна:
- Събирайте документите си на едно място
Този навик може да Ви спаси от глоби и неприятности с държавната администрация. Има моменти когато трябва да докажете извършените от Вас операции, което бихте направили само ако пазите документите си. Същото се отнася и за контрагентите Ви. Ако в даден момент Ваш доставчик твърди, че не сте му платили, а Вие сте, какво правите?
- Електронен вариант на документацията
Хартията е лесно повредим ресурс на информация. Ето защо сканирането и запазването на документите в електронен варинт ще Ви помогне да запазите надеждно информацията, както и да смогнете с обема, ако Ви идва в повече.
- Правете копия на информацията си от персоналния компютър на външен носител
Практиката показва, че е възможно да дойде този лош ден, в който да Ви откраднат компютъра, детето Ви да разлее нещо върху него или просто да го счупи, да останете без основният си ресурс на информация по други причини…
Затова: винаги архивирайте фирмената информация периодично!
Ние като счетоводители правим това постоянно, да не кажа, че архивирането ни е фикс идея.
За Вас е достатъчно да го правите на определено време, което зависи от обема и значението на информацията.
- Изпращайте документите на заинтересованите лица възможно най-скоро след като ги получите
Колкото повече отлагате трансфера на документи към трети лица като счетоводител, адвокат и др., толкова повече рискувате или да забравите, или да изгубите въпросните документи.
- Делегирайте отговорността за документите и на други лица
Ако прецените, че не можете сами да се справите с документите, делегирайте това на Ваши служители, така, че повече от едно лице да бъде ангажирано с този процес.
- Записвайте си срокове и задължения по документацията
Има различни приложения, с които можете да организирате задачите си и да получите напомняне, за да не забравяте. Включете работата с документи към тях, така както и основният си цикъл от задължения през месеца. За всяка една дейност той варира, но съществува като модел.
- Не оставяйте документите за последния момент
Документите се създават от хора. Дори Вие да сте безгрешни, често ще Ви се случва отсрещната страна да е направила грешка, чието оправяне коства дни или не би било възможно, ако оставяте за последния момент събирането на едно място, проверяването и прехвърлянето към заинтересованите страни.
Например, ако накрая на срока за подаване на данъчната Ви декларация, се установи, че в удостоверяващите документи има грешка, възможно е в оставащото време да не успеете да се свържете със съответните партньори за да я коригират.
