Eлектронна трудова книжка – мисията възможна от 01 юни 2025г.

С ДВ бр.85/10.10.2023г. се обнародва Закон за изменение и допълнение на Кодекса на труда (КТ), с който трудовата книжка, която познаваме днес, се трансформира в единна електронна трудова книжка (електронен трудов запис).

Съгласно КТ трудовата книжка е официален удостоверителен документ, в който се вписват обстоятелствата, свързани с трудовото правоотношение на работника/служителя. Има доказателствено значение по смисъла на чл.179 от Гражданския процесуален кодекс  (ГПК) за всички факти, отразени в нея.

Процедурата по издаването й на работника/служителя, който за първи път постъпва на работа, е заложена в КТ. Началото на тази процедура започва с удостоверяване чрез писмена декларация за първоначалното постъпване на работа. Понастоящем работодателят издава за своя сметка първата трудова книжка на хартиен носител по утвърден образец.

Фактите и обстоятелствата, които са свързани с трудовата дейност на работника/служителя и подлежат на вписване в трудовата книжка при първоначално започване на работа са:

• лични данни: трите имена, дата и място на раждане, адрес, както и данни за документа за самоличност и ЕГН;
• данни за професионалната квалификация: вид и степен на образование, професия, специалност;
• данни за заеманата длъжност, организационната структура, в която работи работникът/служителят (отдел, цех, служба), датата на постъпване на работа, както и уговореното трудово възнаграждение;
• данни относно продължителността на работното време, в случаите когато е уговорено непълно работно време или за надомна работа.

Вписванията в трудовата книжка могат да се правят само въз основа на оригинални документи или на заверени по установения ред преписи от тях.

Задължение на работодателят е вписването на новоиздадената трудова книжка в прономерован, прошнурован и заверен с неговия подпис и печат дневник за издадените от него трудови книжки под съответния номер. Последният се вписва и в самата трудова книжка.

Дневникът се води на хартиен носител по утвърден образец и в него се отразяват данните, свързани с трудовите книжки, които работодателят е издал на служители, които нямат такива (първоначално издадени или продължение на съществуващи).

Последният етап на процедурата е връчването на трудовата книжка на работника/служителя за съхранение отново чрез попълване на писмена декларация.

Възможна хипотеза е работника/служителя да поиска трудовата книжка да остане на съхранение при работодателя.

Веднъж издадена, трудовата книжка съпътства работника/служителя през цялата му трудовата дейност. Той има задължението да я представя на всички свои следващи работодатели, за вписване на факти и обстоятелства, във връзка с възникнало, изменено и прекратено трудово правоотношение.

Съществуващата трудова книжка на хартиен носител ще бъде заменена от единен електронен трудов запис.

Записите на всички работници/служители ще фигурират в новосъздаден регистър на заетостта, който ще се поддържа от Националната агенция за приходите (НАП).

Всички условия във връзка със създаването, поддържането на регистъра на заетостта, както и условията за достъп до данните и редът, и правата на изпълнителния директор на НАП за достъп до данни в други регистри във връзка с воденето на този регистър ще се определят допълнително с наредба по чл. 62, ал. 5 от КТ.

КОЙ ЩЕ ИМА ДОСТЪП ДО РЕГИСТЪРА НА ЗАЕТОСТТА?

• НАП – създава и поддържа регистъра;
• Дирекция “Инспекция по труда” – при определени условия ще вписва данни в него;
• Националният статистически институт – за целите на публикуването на статистическа информация относно заетостта;
• Настоящите работодателите – във връзка с получаване на информация за наети от тях работници/служители, въведена от предходни работодатели с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът/служителят е получавал при предходни работодатели. Настоящите работодателите ще имат право на информация за изплатените обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 от КТ. Последните са обезщетения, изплатени при прекратяване на трудовото правоотношение поради болест и при прекратяване на трудовото правоотношение, след като работникът/ служителят е придобил право на пенсия за осигурителен стаж и възраст;
• Работникът/служителят ще има право на достъп до своя единен електронен трудов запис.

КАКВА ИНФОРМАЦИЯ ЩЕ СЪДЪРЖА ЕДИННИЯ ЕЛЕКТРОНЕН ТРУДОВ ЗАПИС?

• трите имена на работника/служителя;
• ЕГН на работника/служителя;
• идентификатора (ЕИК или БУЛСТАТ) и името на работодателя;
• основание, на което е сключен трудовия договор;
• датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение. Първата дата се удостоверява с подписване на самият договор, а втората – в подписване на акт за встъпване в длъжност;
• срок на трудовия договор;
• при сключване на допълнителни споразумения за промяна на условия по съществуващ трудов договор – датата на сключване;
• при прекратяване на трудовото правоотношение – датата и основанието за прекратяването;
• размер на основното трудово възнаграждение;
• код на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;
• код на основната икономическа дейност, в която работника/служителя е зает, съгласно Класификацията на икономическите дейности;
• код на населеното място на местоработата на работника/служителя по Единния класификатор на административно-териториалните и териториални единици;
• продължителност на работното време;
• продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
• изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3 от КТ;
• запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от ГПК;
• размер на уговорения платен годишен отпуск;
• дните, използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.

Следвайки разпоредбите на чл.62, ал.3 от КТ работодателят или упълномощено от него лице ще има задължението текущо да вписва в регистъра на заетостта следните данни в срокове, както следва:

• данни във връзка със сключване или изменение на трудовия договор – в 3-дневен срок от настъпване на съответното обстоятелство;
• при прекратяване на трудовото правоотношение – в 7-дневен срок от датата на прекратяването.

В КАКВИ СРОКОВЕ ЩЕ СЕ ИЗВЪРШИ ПРОМЯНАТА?

Законът за изменение и допълнение на КТ влиза в сила от 01.06.2025г. В този срок НАП следва да съдаде регистър на заетостта и да започне неговото поддържане.

В срок до 01.06.2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 01.06.2025 г. до 01.06.2026 г. работодателите ще оформят трудовите книжки все още на хартиен носител, като с цифри и думи записват продължителността на трудовия стаж към 01.06.2025 г., и както досега в този период ще се полагат подписи на главния счетоводител и на работодателя, също така ще се нанесат и съответните печати.

За всички ново възникнали трудови правоотношения след 01.06.2025г. инормация е необходимо да се подава към регистъра на заетостта.

СЪЩЕСТВЕНИ ПРЕДИМСТВА НА ЕЛЕКТРОННATA ТРУДОВА КНИЖКА:

• До голяма степен ще се намали административната тежест за работодателите;
• Ще се елеминират последиците за работници/служители при загуба на трудовата книжка. В момента възстановяването й може да бъде извършено само чрез дирекции „Инспекция по труда“ по постоянен адрес на работника/служителя. Последният подава заявление-декларация, към което следва да приложи всички документи, издадени от бившите му работодатели за доказване на трудовото му правоотношение при тях. Само си представете при загубване на трудова книжка, в която фигурира трудов стаж, например от общо 30 г. и работа при 10 предходни работодатели, колко време ще отнеме на лицето да се снабди с необходимите документи, които да представи пред “Инспекцията по труда”?;
• Съществено предимство е възможността да не се нанасят печати и ръчни подписи. При пенсиониране, често пъти лицата разбират, че трудовите им книжки не са попълнени по изискуемия начин  с нанасяне на необходимия брой печати и на подписи от отговорните лица. Работник/служител, който има стаж в размер на 36 години и работа при множество рабодатели, при пенсиониране научава, че следва да удостовери трудов стаж в размер на 1 година при работодател, съществувал преди 34 години, поради нанесени по-малко печати. Има много случаи в практиката, при които лицата не успяват да удостоверят необходимият им стаж за пенсиониране във връзка с липсващи печати и/или подписи;
• Не на последно място с въвеждане на единен електорен запис се очаква да се намалят и трудово-осигурителни измами.